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Langue : Français

Politique de confidentialité

Notice relative à la protection des données

Qui traite vos informations

Le Quatrième Œil, 32 Allée de la Robertsau, 67000 Strasbourg, France, est responsable des informations utilisées pour gérer les demandes qui lui sont adressées, ses relations clients et son administration. Pour toute question concernant vos informations ou vos droits en matière de protection des données, contactez kole@lequatriemeoeil.fr.

Informations utilisées et finalités

Nous utilisons les coordonnées professionnelles, la correspondance, les rendez-vous, les préférences de commande et de livraison ainsi que les pièces de facturation et de paiement pour traiter les demandes, organiser les réunions, fournir les prestations et les contenus de l’offre de veille, gérer les abonnements et tenir la comptabilité. Les coordonnées et informations de commande et de facturation requises pour répondre à une demande ou exécuter une commande sont nécessaires ; les informations de contexte supplémentaires sont facultatives. Veuillez ne fournir que des informations pertinentes.

Nous traitons vos informations sur les bases légales suivantes. Les mesures précontractuelles demandées et l’exécution du contrat fondent le traitement lorsque la personne physique est partie au contrat. Les échanges nécessaires avec les salariés et les contacts d’un client personne morale reposent sur notre intérêt légitime à gérer cette relation commerciale. Le traitement des pièces comptables obligatoires repose sur des obligations légales. Les mesures nécessaires à la sécurité et à la gestion des réclamations reposent sur les intérêts légitimes ou obligations légales applicables.

Courriels, réservation de rendez-vous, paiements et stockage

Les champs de contact ne préparent un courriel dans votre application de messagerie qu’après un clic sur le bouton correspondant. Ils ne transmettent ni ne conservent automatiquement vos réponses. Si vous envoyez le courriel, nous en recevons le contenu.

Notre boîte de messagerie professionnelle est hébergée par o2switch et les messages sont transférés vers Gmail, dans notre compte professionnel Google Workspace. Les documents sont conservés dans la messagerie et sous forme de fichiers téléchargés. Microsoft OneDrive est le service de stockage de fichiers habituel, sous réserve d’exceptions propres à certaines missions.

La réservation de rendez-vous utilise Google Calendar dans notre compte professionnel Google Workspace ; le lien de paiement ouvre PayPal. Ces services s’ouvrent au moyen de liens externes. Les prestataires traitent également des informations conformément à leurs propres notices. Nous utilisons les informations de réservation et de paiement nécessaires au rendez-vous, à la commande et à la comptabilité. Notre comptable traite les justificatifs de paiement et les factures clients et fournisseurs pertinents, y compris les pièces PayPal.

L’accès peut également être accordé à des collaborateurs autorisés, tels que des traducteurs, des analystes de données ou des assistants administratifs, uniquement lorsqu’il est nécessaire et permis par les conditions du client en matière de confidentialité et de traitement des données. Le fait d’être assistant ou de signer un accord de confidentialité n’autorise pas, à lui seul, un accès interdit par un client.

Préférences du navigateur et services externes

Les sites enregistrent votre préférence de pause des animations dans le stockage local de votre navigateur, sous la clé « lqo.motion.paused ». Ce réglage permet de mémoriser si les animations doivent être mises en pause. Le lien de réservation ouvre une page externe de Google ; les éventuels cookies, éléments de stockage local ou contrôles contre les abus utilisés sur cette page relèvent des notices de Google. Les sites n’intègrent ni la page de réservation Google ni reCAPTCHA.

Traitements internationaux

Google Workspace et Microsoft OneDrive peuvent impliquer le traitement de données personnelles en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les modalités de transfert publiées par Google pour Workspace reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les transferts vers les États-Unis qui en relèvent et prévoient des clauses contractuelles types pour les autres transferts soumis à restrictions, lorsqu’elles sont applicables. La Déclaration de confidentialité de Microsoft applicable à OneDrive décrit sa participation au cadre de protection des données UE–États-Unis et son recours à des garanties telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Des informations complémentaires sur ces modalités sont accessibles par les liens vers les prestataires ci-dessous. Vous pouvez également écrire à kole@lequatriemeoeil.fr pour obtenir des informations sur les garanties applicables à vos données et sur les moyens d’en obtenir une copie lorsqu’elle est disponible.

Durées de conservation

À compter de la publication de cette notice, notre politique de conservation est la suivante. La durée applicable dépend de la finalité du traitement et des éventuelles obligations contractuelles ou légales de conservation.

Pour la prospection, les coordonnées des prospects sont conservées pendant trois ans au maximum à compter de leur collecte ou du dernier contact actif à l’initiative du prospect. L’envoi d’un nouveau message ou l’enregistrement de l’ouverture d’un courriel ne fait pas repartir ce délai. Les coordonnées des clients utilisées pour la prospection sont conservées pendant la relation commerciale et jusqu’à trois ans après sa fin. La fin de la relation correspond normalement à la fin de la mission ou de l’abonnement. La prospection cesse plus tôt en cas d’opposition ou de retrait du consentement concerné.

Les contrats et la correspondance commerciale sont conservés pendant l’exécution du contrat, puis dans des archives à accès restreint pendant la durée applicable, généralement au moins cinq ans. Le point de départ dépend des règles applicables ; il ne s’agit pas d’une date de suppression automatique fixée à cinq ans après la fin du contrat. Les factures, les documents comptables et les pièces justificatives comptables sont conservés pendant au moins dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Certains documents peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’une finalité justifiée qui demeure valable, un litige, une obligation de conservation en vue d’un contentieux ou une autre obligation légale le nécessite.

Un fichier d’opposition minimal et distinct est conservé pour respecter les oppositions à la prospection pendant au moins trois ans, et plus longtemps lorsque cela se justifie pour éviter une nouvelle sollicitation. Il n’est utilisé qu’à cette fin. L’opposition n’expire pas automatiquement après trois ans.

Les fichiers de travail temporaires devenus inutiles seront supprimés 90 jours après la fin de la mission. Les fichiers encore nécessaires aux travaux en cours, à la preuve contractuelle, à la comptabilité ou au respect d’une obligation de conservation en vue d’un contentieux sont conservés dans la catégorie correspondante. Ces durées ne justifient pas la conservation indéfinie de données personnelles sans rapport avec ces besoins.

Prospection et vos droits

Lorsque cela est permis, la prospection professionnelle pertinente repose sur notre intérêt légitime à promouvoir des services en rapport avec les responsabilités professionnelles du destinataire. Lorsqu’un consentement préalable est requis, nous ne pouvons envoyer de messages de prospection qu’après l’avoir obtenu. Vous pouvez vous y opposer gratuitement en répondant au message ou en écrivant à kole@lequatriemeoeil.fr. Cette opposition ne met pas fin aux messages nécessaires à l’exécution d’un contrat existant.

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Lorsque cela est applicable, vous pouvez également demander leur portabilité ou exercer votre droit d’opposition. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer. Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL. La portée de chaque droit dépend du traitement et de sa base légale.